PEMAGARAN TUGAS BIRO I (JOB DISCRIPTION)

GEREJA KRISTEN PROTESTAN ANGKOLA
(G.K.P.A.)
CHRISTIAN PROTESTAN ANGKOLA CHURCH




PEMAGARAN TUGAS BIRO I
(JOB DISCRIPTION)



I. PENGERTIAN UMUM

Berdasarkan Keputusan Sinode Am GKPA No. 9/SA-X/TAHUN 1993 tentang PERATURAN ORGANISASI, TUGAS DAN WEWENANG BADAN-BADAN PEMBANTU PUCUK PIMPINAN GKPA khususnya BIRO I GKPA, menjelaskan bahwa Biro I GKPA mencakup pelayanan bidang-bidang: Administrasi, Personalia, Komunikasi/Hubungan Masyarakat, Penelitian & Perencanaan, Sending/P.I. Lektur/Perpustakaan dan Logistik/Perbekalan.

Secara umum maksud dan tujuan Badan-badan Pembantu Pucuk Pimpinan GKPA ialah mewujudkan tugas panggilan Gereja mendewasakan hidup kristiani warga Gereja dalam kesaksian dan pelayanannya di tengah-tengah jemaat, masyarakat dan dunia ini sesui dengan tugas masing-masing badang yang dimaksud.

Biro adalah badan pembantu/pelengkap dalam lingkungan Sekretariat GKPA, yang membantu Pucuk Pimpinan GKPA dalam rangka memenuhi dan meningkatkan pelaksanaan tugas-tugas panggilan dan suruhan Gereja.

Maksud dan tujuan Biro I ialah:
a. Menyelenggarakan dan memelihara administrasi – termasuk arsip dan dokumentasi – yang efisien, efektif dan yang terhindar dari kekacauan dan birokrasi.
b. Mengusahakan hubungan dan komunikasi yang baik dan lancar dengan Jemaat-jemaat dan masyarakat agar pelaksanaan wewenang dan pelayanan Gereja mencapai Jemaat-jemaat dan masyarakat secara menyeluruh dan baik.
c. Meningkatkan peran penelitian dan perencanaan dalam penyusunan dan pelaksanaan program-program pelayanan GKPA.
d. Mengusahakan pengembangan dan peningkatan pelayanan sending sesuai dengan dasar Gereja.
e. Mengusahakan penyediaan dan penyebaran lektur serta bahan bacaan lainnya dan pengadaan perpustakaan.
f. Mengusahakan dan memelihara peralatan dalam rangka menunjang program dan pelayanan GKPA.

II. STRUKTUR BIRO I

Struktur Biro I GKPA terdiri dari:
2.1. Satu orang Kepala Biro (Kabir)
2.2. Tujuh orang Kepala Seksi (Kasi) yang membidangi:
2.2.1. Kasi Administrasi
2.2.2. Kasi Personalia
2.2.3. Kasi Komunikasi/Hubungan Masyarakat
2.2.4. Kasi Penelitian dan Perencanaan
2.2.5. Kasi Lektur/Perpustakaan, Sioban Barita
2.2.6. Kasi Logistik/Perbekalan
2.2.7. Kasi Kebersihan/Dapur
BAGAN BIRO I










\









III. PEMAGARAN TUGAS

Untuk menjalankan tugas-tugas Biro I GKPA dengan baik dan bertanggung jawab, setiap pemangku jabatan dalam biro ini diberi tugas sebagai berikut:

3.1. Tugas Kepala Biro (Kabir)
3.1.1. Berkewajiban melaksanakan dan mengamankan kebijakan Pucuk Pimpinan GKPA dan bertanggung jawab kepada Pucuk Pimpinan GKPA.
3.1.2. Dengan penugasan Sekretaris Jenderal (Sekjend) GKPA dapat mengadakan hubungan langsung dengan Resort dan Jemaat dalam lingkungan GKPA, baik melalui kunjungan maupun secara administratif. Hasil kunjungan dilaporkan secara tertulis kepada Sekjend dengan tembusan surat kepada Resort atau Jemaat bila dianggap perlu.
3.1.3. Wajib memelihara dan mengamankan sebaik-baiknya dokumentasi, arsip dan statistik GKPA.
3.1.4. Mengadakan dan memelihara pembukuan anggaran penerimaan dan pengeluaran biro I dan melaporkan keadaannya setiap bulan kepada Sekjend.
3.1.5. Pada setiap akhir tahun mengajukan Rencana Anggaran/Belanja untuk tahun yang berjalan untuk dimasukkan ke dalam RAP/B Kantor Pusat GKPA.
3.1.6. Pada setiap akhir tahun menyusun laporan pertanggungjawaban keuangan biro I dari tahun yang sedang berjalan.
3.1.7. Mengadakan dan memelihara inventaris harta-benda GKPA yang ada dalam biro I.
3.1.8. Bersama-sama dengan Pucuk Pimpinan GKPA merekrut dan menentukan kriteria calon pegawai GKPA dengan memperhatikan dan mempertimbangkan jenis dan status pekerjaan yang dibutuhkan GKPA.

3.2. Tugas Kepala Seksi (Kasi) yang membidangi:
3.2.1. Kasi Administrasi
3.2.1.1. Menyenggarakan segala sesuatu yang bertalian dengan administrasi/tata-usaha dan surat-menyurat Kantor Pusat,
3.2.1.2. Menyiapkan hal-hal yang menyangkut pelaksanaan pelayanan Pucuk Pimpinan,
3.2.1.3. Menyelenggarakan dan memelihara kearsipan dan dokumentasi meskipun kliping ekspose GKPA dari berbagai media cetak.


3.2.2. Kasi Personalia
3.2.2.1. Menyelenggarakan segala sesuatu yang bertalian dengan status administrasi dan jabatan personalia (pendeta dan non-pendeta) GKPA, baik yang bertugas di Kantor Pusat di Distrik, Resort, Jemaat dan Badan-badan dalam lingkungan GKPA.

3.2.3. Kasi Komunikasi/Hubungan Masyarakat dan Sioban Barita GKPA
3.2.3.1. Mengusahakan dan memelihara adanya komunikasi yang efisien yaitu sarana untuk menyatakan diri secara timbal-balik antara Pucuk Pimpinan dengan Distrik, Resort, Jemaat, masyarakat dan pihak lain.
3.2.3.2. Bertindak sebagai pemberi informasi tentang GKPA kepada semua pihak yang memerlukannya.
3.2.3.3. Setiap tahun menerbitkan dan atau membarui profil GKPA
3.2.3.4. Mempersiapkan bahan-bahan Sioban Barita GKPA baik bahan khotbah, artikel, dan pemberitaan umum GKPA.
3.2.3.5. Menetapkan para penulis dalam Sioban Barita GKPA.
3.2.3.6. Membuat mekanisme penerbitan Sioban Barita GKPA yang profesional.
3.2.3.7. Mendistribusikan Sioban Barita GKPA dengan tepat waktu.

3.2.4. Kasi Penelitian dan Perencanaan
3.2.4.1. Menjalankan usaha penelitian/riset tertulis maupun lisan (angket, seminar, studi lapangan, wawancara, dan lain-lain) dan pengumpulan data terhadap masalah yang terjadi di tengah-tengah masyarakat/Gereja dan hal-hal lain yang berkaitan dengan bidang-bidang pelayanan.
3.2.4.2. Mengidentifikasi permasalah, data, dan lain-lain yang berguna bagi penentuan usaha, kebijakan, perbaikan dan pengembangan.
3.2.4.3. Membuat analisa untuk mengetahui sebenarnya persoalan, masalah yang terjadi di tengah-tengah masyarakat dan Gereja.
3.2.4.4. Memberi data-data kepada jemaat dan lain-lain pihak yang memerlukannya, agar mereka dapat mengantisipasi persoalan yang timbul di tengah-tengah Gereja/masyarakat.
3.2.4.5. Menyusun rancangan, perencanaan kegiatan dan program kerja seperti yang dimaksud dalam PTPB (Pokok-pokok Tugas Panggilan Bersama) GKPA dengan perinciannya dalam bentuk Program Lima Tahun (PLT) dan Program Tahunan (PT).

3.2.5. Kasi Lektur/Perpustakaan
3.2.5.1. Semakin meningkatkan kebiasaan membaca Alkitab dan bacaan Kristen lainnya, sehingga membaca Alkitab dan memiliki lektur Kristen menduduki tempat sentral dalam kehidupan jemaat dan warga Gereja.
3.2.5.2. Untuk mendorong peningkatan pemahaman, penghayatan dan pengamalan Firman Allah. Buku-buku pedoman dan bacaan yang mudah dipahami dan praktis perlu disediakan (mudah diperoleh) ataupun disusun dan diterbitkan.
3.2.5.3. Di samping bacaan-bacaan tersebut, perlu pula tersedia sarana-sarana lainnya seperti kaset video, film dan gambar-gambar yang menceritakan tentang Firman Allah dalam segala aspeknya bagi anak-anak. Minimal hendaknya sarana-sarana tersebut tersedia di jemaat untuk dapat dipinjam oleh warga jemaat.
3.2.5.4. Sarana-sarana pendukung proses belajar-mengajar khususnya pada Sekolah Minggu, terutama buku-buku pegangan untuk guru dan anak didik.
3.2.5.5. Mengupayakan secara bertahap adanya taman bacaan dan perpustakaan di Gereja ataupun di gedung lain milik jemaat.
3.2.5.6. Menyebarkan ke-Kristenan dan memperdalam ajaran ke-Kristenan melalui buku-buku, borus-brosur dan lektur lainnya.


3.2.6. Kasi Logistik/Perbekalan
3.2.6.1. Pengadaan alat-alat, barang-barang cetakan, mesin, mobiler, buku-buku dan barang-barang perlengkapan lainnya yang dibutuhkan Kantor Pusat GKPA, serta bagian-bagian, badan-badan, jemaat-jemaat dan lembaga-lembaga lainnya dalam lingkungan GKPA. Dalam pengertian pengadaan, tercakup juga pembelian, memesan, mencetak, membuat sendiri, dan kegiatan lainnya yang sejenis.
3.2.6.2. Pengadministrasian, inventarisasi, penyimpanan dan penyaluran barang-barang perlengkapan di atas.

3.2.7. Kasi Kebersihan/Dapur
3.2.7.1. Menjaga kebersihan dan keindahan Kantor Pusat GKPA dan pekarangannya.
3.2.7.2. Menyapu dan membersihkan Kantor Pusat GKPA seusai jam kerja kantor.
3.2.7.3. Mengepel Kantor Pusat GKPA minimal tiga kali seminggu.
3.2.7.4. Membersihkan kamar mandi Pucuk Pimpinan dan Kantor Pusat GKPA minimal sekali seminggu.
3.2.7.5. Bertanggungjawab atas air putih ke ruangan Pucuk Pimpinan GKPA.
3.2.7.6. Membersihkan gelas-gelas Kantor Pusat GKPA setiap hari.
3.2.7.7. Menyediakan minuman kepada tamu-tamu GKPA baik tamu Pucuk Pimpinan dan tamu Biro-biro GKPA.


IV. PENUGASAN-PENUGASAN PERSONIL BIRO I GKPA

4.1. Kasi Administrasi GKPA : NURHAYATI LANA HASIBUAN
4.1.1. Mengetik surat-surat yang akan dikirim melalui email Kantor Pusat GKPA baik ke dalam dan luar negeri dan mengarsipkannya secara benar setelah di print out dan diparaf oleh Ka.Biro I GKPA.
4.1.2. Mengetik Surat Ketetapan (SK) dan lampiran gaji pegawai GKPA dan mengarsipkannya secara benar setelah di print out, ditandatangani Pucuk Pimpinan GKPA dan diparaf oleh Ka.Biro I GKPA.
4.1.3. Pengetikan surat-surat mutasi pelayanan Gerejawi GKPA dan mengarsipkannya setelah di print out, ditandatangani Pucuk Pimpinan GKPA dan diparaf oleh Ka.Biro I GKPA.
4.1.4. Menghidupkan internet dari pukul 11.00 wib hingga 13.00 wib dan menjaga pemakaian internet agar tidak dimanfaatkan oleh pihak luar yang bukan pegawai Kantor Pusat GKPA, dan jika ada pihak luar yang mau memakai jasa internet Kantor Pusat GKPA harus lebih dahulu meminta ijin dari Ka.Biro I GKPA.
4.1.5. Menjaga rahasia dan mengamankan surat-menyurat GKPA baik ke dalam dan ke luar GKPA.
4.1.6. Membuat laporan mingguan atas pekerjaan dan tugas yang diembankan kepada Ka.Biro I GKPA.

4.2. Kasi Personalia: dirangkap Ka.Biro I
4.3. Kasi Kominikasi dan Hubungan Masyarakat: dirangkap Ka.Biro I
4.4. Kasi Penelitian dan Pengembangan: dirangkap Ka.Biro I

4.5. Kasi Lektur/Sioban Barita GKPA : St. ROBERT BATUBARA
4.5.1. Menerbitkan Sioban Barita GKPA sekali dalam dua bulan.
4.5.2. Membuat penjadwalan waktu (time schedule) penerbitan Sioban Barita GKPA.
4.5.3. Bersama Pucuk Pimpinan GKPA menentukan para penulis bahan khotbah di dalam Sioban Barita GKPA.
4.5.4. Memberikan naskah Sioban Barita kepada para korektor sebulan sebelum penerbitan Sioban Barita GKPA.
4.5.5. Mengundang Dewan Redaksi Sioban Barita GKPA untuk penentuan akhir penerbitan Sioban Barita GKPA dua minggu sebelum diterbitkan.
4.5.6. Bersama Dewan Redaksi memberikan penghargaan kepada para penulis/kolomnis Sioban Barita GKPA.
4.5.7. Bertanggungjawab menerbitkan dan mendistribusikan bahan-bahan pengajaran Kategorial seperti Sekolah Minggu GKPA dan melaporkan hasil kerja dan penjualan barang cetakan dimaksud kepada Ka.Biro I GKPA sekali sebulan.
4.5.8. Bertanggungjawab menerbitkan dan mendistribusikan Almanak dan Kalender GKPA dan melaporkan hasil kerja dan penjualan barang cetakan dimaksud kepada Ka.Biro I GKPA sekali sebulan. Untuk penerbitan tahun 2010 diserahkan kepada Percetakan Pak Saragih di Medan.
4.5.9. Bertanggungjawab atas pendokumentasian dan meliput berita setiap peristiwa yang dilaksanakan oleh GKPA dan Pucuk Pimpinan GKPA.
4.5.10. Bertanggungjawab atas keamanan dan pemakaian buku-buku di dalam Perpustakaan GKPA dengan mencatat jumlah dan judul buku-buku dan peminjam buku dimaksud dan melaporkannya kepada Ka.Biro I GKPA secara rutin.
4.5.11. Bersama dengan rekan biro lainnya mengemas dan mengirimkan barang-barang cetakan GKPA.

4.6. Kasi Logistik GKPA : IKA LEONARDO HARAHAP
4.6.1. Menerima surat masuk ke Kantor Pusat GKPA, mengagendakannya dengan nomor surat masuk dan meneruskannya ke Sekjend GKPA setelah difiat Ka.Biro I GKPA.
4.6.2. Mengagendakan surat-surat masuk-keluar Kantor Pusat GKPA setelah ditandatangani Pucuk Pimpinan GKPA dan diparaf Ka.Biro I GKPA.
4.6.3. Mengirimkan surat-surat keluar Kantor Pusat GKPA setelah difiat Ka.Biro I GKPA.
4.6.4. Memberikan konsep surat-surat keluar kepada Pucuk Pimpinan GKPA.
4.6.5. Menghantarkan buku tamu ke ruangan Pucuk Pimpinan GKPA setelah difiat Ka.Biro I GKPA.
4.6.6. Bertanggungjawab atas penggandaan (foto copy) bahan-bahan Kantor Pusat GKPA setelah difiat Ka.Biro I GKPA.
4.6.7. Bertanggungjawab atas penjualan Buku Ende Angkola Mandailing, Alkitab, Bibel Angkola-Mandailing, Akte Baptis, Akte Sidi, Akte Kawin, dan Kamus Angkola serta melaporkan hasil penjualannya kepada Ka.Biro I GKPA sekali sebulan.
4.6.8. Bertanggungjawab atas pembelanjaan dan penyaluran bahan-bahan logistik Kantor Pusat GKPA yang telah dianggarkan setiap biro GKPA dan disetujui Sekjend GKPA.
4.6.9. Bertanggungjawab atas penyimpanan dan penggunaan stempel Kantor Pusat dan tandatangan Pucuk Pimpinan GKPA.
4.6.10. Bersama dengan Ezer Elim Sitompul menjadi penjaga waktu (time keeper) di Kantor Pusat GKPA.
4.6.11. Bersama dengan rekan biro lainnya mengemas dan mengirimkan barang-barang cetakan GKPA.

4.7. Seksi Kebersihan/Dapur GKPA : BORKAT PAKPAHAN
4.7.1. Bertanggungjawab atas kebersihan Kantor Pusat GKPA.
4.7.2. Menyapu dan membersihkan Kantor Pusat GKPA seusai jam kerja kantor.
4.7.3. Mengepel lantai dan membersihkan kaca Kantor Pusat GKPA minimal tiga kali seminggu.
4.7.4. Membersihkan kamar mandi Pucuk Pimpinan dan Kantor Pusat GKPA sehingga tetap bersih.
4.7.5. Bertanggungjawab atas air putih ke ruangan Pucuk Pimpinan GKPA.
4.7.6. Membersihkan gelas-gelas Kantor Pusat GKPA setiap hari.
4.7.7. Bersama dengan rekan biro lainnya mengemas dan mengirimkan barang-barang cetakan GKPA.
4.7.8. Bertanggungjawab menerima tamu di ruang Biro I GKPA.
4.7.9. Menerima telepon masuk ke Kantor Pusat GKPA.
4.7.10. Berkaitan dengan pemakaian aula, kamar serta fasilitasnya harus menghubungi Ka.Biro IV GKPA

4.8. Supir Kantor Pusat GKPA : EZER ELIM SITOMPUL
4.8.1. Bertanggungjawab mengantar Pucuk Pimpinan GKPA dalam rangka tugas dinas Kantor Pusat GKPA dan memberikan laporan perjalanan dinas kepada Ka.Biro I setelah selesai melaksanakan tugas dimaksud.
4.8.2. Bertanggungjawab atas perawatan kenderaan dinas Kantor Pusat GKPA dengan memeriksa oli mesin, air radiator, air Aki, minyak rem, minyak premium/solar, baterai dan memanaskan mesin dan melaporkan hasil pekerjaannya kepada Ka.Biro I GKPA.
4.8.3. Mengantar surat-surat GKPA.
4.8.4. Mendampingi Bendara Pusat GKPA mengambil uang GKPA ke Bank.
4.8.5. Bersama dengan Ika Leonardo Harahap menjadi penjaga waktu (time keeper) di Kantor Pusat GKPA.
4.8.6. Bertanggungjawab menerima tamu di ruang Biro I GKPA.
4.8.7. Menerima telepon masuk ke Kantor Pusat GKPA.


V. PENUTUP

Demikianlah pemagaran tugas-tugas Biro I GKPA ini diperbuat untuk menata pelayanan tugas-tugas Biro I GKPA yang lebih baik menuju pelayanan yang lebih baik dan bermutu.

Untuk pelaksanaan tugas-tugas ini akan diterbitkan Instruksi Kerja (IK) untuk setiap tugas menjadi dasar dan pedoman pelaksanaan kerja masing-masing pegawai.

Di samping itu, agar setiap pegawai memacu produktifitas kerjanya akan diterbitkan Key Performance Indicators (KPI). KPI ini sangat berguna untuk peningkatan pelayanan dan peningkatan mutu pekerjaan masing-masing pegawai.

IK dn KPI adalah bagian yang tidak terpisahkan dalam rangka melaksanakan tugas-tugas yang diembankan kepada setiap pegawai Biro I GKPA.

Kiranya pemagaran tugas ini akan memampukan kita semakin bergiat dalam pekerjaan Tuhan.



Padangsidimpuan, Agustus 2009





Ramli SN Harahap
Ka. Biro I GKPA


Disetujui
PUCUK PIMPINAN GKPA





Pdt.P.H.Harahap,S.Th.
Sekjend